La modernisation de l’état civile mise en œuvre : Lancement de l’inventaire des registres

Le ton est donné. Les bureaux d’état civil casablancais ont reçu l’ordre d’entamer la première phase du « Programme de modernisation de l’état civil». En l’occurrence l’opération de reprise de l’historique de celui-ci.  Cette étape consiste à former des bases de données électroniques  qui reproduisent à l’identique les registres d’état civil de chaque bureau (BEC). Un fichier inventaire doit être rempli par les officiers de l’état civil qui comporte l’année de chaque registre, son type, le nombre d’actes, la déclinaison des actes (naissances, décès, jugements relatifs aux naissances et décès, mariages, divorces, etc.
Le ministère de l’Intérieur avait déjà lancé en 2008 les premiers appels d’offres pour la désignation de prestataires intéressés par la reprise de l’historique de l’état civil de six bureaux d’état civil- pilotes et ceux du Grand Casablanca.
Le département de Chakib Benmoussa prévoit aussi le lancement d’autres appels d’offres suivant un calendrier pluriannuel afin de généraliser cette opération à l’ensemble des BEC du Royaume.
A en croire ce département, les premiers résultats de cette expérience sont encourageants, car ils ont permis à la direction du programme de définir un processus clair et rigoureux de saisie des registres, capable de répondre à  certains facteurs de risques comme  la continuité de service au citoyen durant l’opération.
Et pour que cette étape atteigne ses objectifs dans les meilleures conditions, le ministère a distribué un manuel de procédures aux inspecteurs, officiers d’état civil et prestataires de saisie, lequel expose de manière concrète et claire, le schéma de fonctionnement de l’opération de reprise de l’historique et spécifie les règles de mise en œuvre de chaque bloc opératoire.
Ce document intitulé « Manuel de procédures » se présente  sous la forme d’un classeur rassemblant des fiches procédurales. Il s’agit de 6 procédures.
Concernant la première d’entre elles appelée «  Procédure d’inventaire », chaque bureau d’état civil rassemble les données quantitatives et qualitatives de l’état des lieux des registres et actes de l’état civil. Vient ensuite une «   Procédure de Scan » où les préposés doivent  générer des images scannées des pages des registres d’état civil, suite à l’inventaire préétabli par l’officier d’état civil. Ces images vont servir de support pour la « Procédure de Saisie ».  Celle-ci exige que les données saisies doivent passer par un contrôle rigoureux du prestataire afin de constituer des bases de données d’état-civil fiables et sûres. Ces trois étapes franchies, trois procédures doivent être initiées, à savoir la « Procédure de Recette », la «  Procédure de Support » et la «Procédure d’Audit  ».
Le projet de modernisation de l’état civil est un vaste chantier-pilote initié par le département de Chakib Benmoussa qui tend, d’ici 2011, à informatiser plus de 2172 bureaux d’état civil dans tout le pays et traitera des dizaines de millions de documents. Le schéma-pilote expérimenté à Casablanca a montré que 70 documents peuvent être traités par jour dans chaque bureau. L’objectif de cette opération est de permettre aux citoyens de s’inscrire, de récupérer plus facilement leurs documents officiels et de dépasser les différentes carences actuelles (attente, fautes d’orthographe, …).